menejemen personalia

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh. Segala puji bagi Allah SWT yang senantiyasa memberikan nikmat yang tak terhitung, dan tidak mungkin manusia dapat menghitungnya. shalawat serta salam selalu tercurah pada nabi Muhammad SAW, yang telah memberikan petunjuk menuju ridha Allah SWT. Sebelumnya penulis minta maaf pada para pembaca apabila banyak kekurangan dalam makalah manajemen personalia ini, karena apa yang dibuat oleh manusia tidak ada yang sempurna, yidak lupa penulis ucapkan terimakasih pada kedua orang tua yang selalu mendo’akan agar penulis terus menjadi lebih baik, juga tidak lupa pada kawan-kawan yang selalu bersedia untuk kerja sama dalam penyelesain makalah, serta pada pengarah, fasilitator sekaligus pembimbing yaitu bapak dosen, penulis ucapkan banyak terimakasih. Semoga pembaca memperoleh manfaat pada makalah manajemen personalia ini, amin Jakarta, 2 desember 2013 Dariwan DAFTAR ISI Kata pengantar……………………………………………………………………i Daftar isi………………..…………………………………………………………ii BAB I PENDAHULUAN Latar belakang………………….………………………………………………..iii Rumusan masalah………………………………………………………………iii BAB II PEMBAHASAN Pengertian manajemen personalia…..………………………………………...1 Proses penyusunan personalia………………………………………………...2 Pengertian perencanaan SDM…………………………………………………3 a. Tujuan PSDM………………………………………………………………4 b. Perencanaan organisas…………………………………………………..4 Kesimpulan ………………………………………………………………………8 Daftar pustaka……………………………………………………………………8 BAB I PENDAHULUAN Latar belakang Keberadaan tenaga kerja sebagai salah satu faktor produksi sangat penting artinya bagi organisasi. Dalam perkembangannya, organisasi akan menghadapi permasalahan tenaga kerja yang semakin kompleks, dengan demikian pengelolaan sumber daya manusia harus dilakukan secara profesional oleh departemen tersendiri dalam suatu organisasi, yaitu Human Resource Departemen (Manajemen Sumber Daya Manusia). Manajemen Sumber Daya Manusia atau yang lebih dikenal dengan Manajemen Personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dn kontroling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkat kan semakasimal mungkin. Memang hrus kita ketahui bahwa sukses tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia , meskipun demikian peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses tidaknya. Manajemen personalia telah dilaksanakan sejak dulu oleh nenek moyang kita , hal ini ternyata dengan adanya bangunan seperti Borobudur, Piramid di Mesir dan sebagainya. Meskipun demikian karena situasi dan kondisi berubah serta kebutuhan yang mendesak, maka sejak abad ke-20 manajemen personalia mulai dekembangkan dan diusahakan untuk diterapkan. Untuk dapat mengembangkan manajemen personalia maka kita harus sadar bahwa manusia bukanlah benda mati sebab manusia mempunyai perasaan, mereka dapat gembira dan sakit hati , mereka dapat senan dan susah , mereka bukan hanya memerlukan kebutuhan materi tetapi juga mereka juga sering mengharapkan penghargaan dan pengakuaan . Oleh karena demikiaan banyak factor yang merupakan asfek dalam kehidupan manusia dalam hubungannya antara satu dengan yang lain, maka untuk mengembangkannya perlu pengetahuaan tentang fsikologi, hubungan tentang manusia agama,adat-istiadat dan sebagainya. Memang harus kita akui bahwa makin kecil suatu perusahaan, maka makin kecillah peranan menajemen personalia. Sebaliknya dengan makin besarnya suatu perusahaan maka makin besarlah peranan manajemen personalia disini. Hal ini dapat kita mengerti, sebab makin besar suatu perusahaan maka kecendrungan makin besarlah jumlah personalianya. Dan ini berarti makin dibutuhkan administrasi yang lebih baik, pengurusan yang lebih baik, kebijakan-kebijakan yang lebih baik dan sebagainya. Ini disebabkan karena makin besarnya jumlah personalia, bukan hanya makin besar jumlah yang harus diurus tetapi kecendrungan makin kompleks persoalan yang harus dihadapi. RUMUSAN MASALAH 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen personalia, dan seberapa penting manajemen personalia dalam sebuah instansi? 2. bagaimana proses penyusunan manajemen personalia? 3. apa pengertian SDM? BAB II PEMBAHASAN PENGERTIAN MANAJEMEN PERSONALIA Manajemen personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi, hal ini berhubungan dengan tugas kepemimpinan. Pengertian staffing atau biasa disebut dengan penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment), latihan, pengembangan, penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan mental, fisik, dan emosional untuk menempati posisi yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan, dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dengan karakteristik personalia tertentu seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan seperti pembuatan system pengkajian untuk pelaksanaan kerja yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer atau bahkan demosi dan pemecatan, serta keahlian dan pengembangan karyawan. Beberapa literature manajamen memasukkan fungsi staffing sebagai bagian dari fungsi organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi manajemen dan memperlakukannya sebagai bagian dari fungsi kepemimpinan (leadership). Fungsi staffing diuraikan terpisah sebagai salah satu fungsi manajemen,karena penulis memandang bahwa perkembangan dunia pendidikan (dimana sumber daya manusia merupakan kunci sukses dalam organisasi) menyebabkan fungsi tersebut menjadi semakin penting. Tetapi dalam pembahasan selanjutnya fungsi ini ditempatkan pada satu bagian dengan fungsi pengorganisasian untuk menekankan bahwa kedua fungsi tersebut saling berkaitan erat, pengorganisasian merancang “wadahnya” dan fungsi staffing member “isinya”.Penyusunan personalia berkenaan dengan penarikan, fungsi manajemen, penetapan, pemberitahuan latihan, dan pengembangan anggota organisasi. Dalam bab ini akan dibahas bagaimana organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang dan di waktu yang akan datang. Kegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi ini berhubungan dengan fungsi pengorganisasian, dimana pengorganisasian mempersiapkan sarana dan prasarana sumber daya dan penyusunan personalia mengisi sesuai dengan posisi kerja dan job desknya. PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang yang tepat, dalam posisi tepat, dan pada waktu yang tepat pula. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi. Langkah-langkah proses ini mencakup: perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin ketetapan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara para calon personalia. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan job desk dalam organisasi. Latihan dan pengembangan PENGERTIAN PERENCANAAN SDM Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. Kepentingan Perencanaan SDM Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu: - Kepentingan Individu. - Kepentingan Organisasi. - Kepentingan Nasional. Komponen-komponen Perencanaan SDM Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu: a. Tujuan Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. b. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir. Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. Syarat – syarat perencanaan SDM -Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. -Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. -Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. -Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. -Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. -Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Proses perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contoh, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi SDM pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. Prosedur perencanaan SDM -Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. -Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. -Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. -Menetapkan beberapa alternative. -Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. -Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. -Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. -Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan pada pengalaman, imajinasi, dan perkiraan dari perencanaannya saja. Rencana SDM ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan dalam instansi. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan instansi. -Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Pengevaluasian Rencana SDM. Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan sebagai berikut: -Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. -Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya. -Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan. -Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. -Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Kendala-kendala PSDM 1. Standar kemampuan SDM Standar kemampuan SDM yang belum pasti, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan pandangan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. 2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. 3. Situasi SDM Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. 4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.